Digitalizar procesos básicos: verificar facturas de transporte

Se habla de digitalización entendiendo el abordaje de procesos complejos con la implementación de potentes herramientas de software mediante proyectos costosos que acarrean grandes plazos de ejecución, cuando muchas veces estamos empezando la casa por el tejado.

A lo largo de mis años de experiencia me he encontrado con grandes compañías que no tenían correctamente controlado y automatizado un proceso tan básico como el de la gestión de las facturas de transporte.

Entendemos por gestión administrativa de las facturas de transporte el proceso de visado y pago de dichas facturas; habitualmente me he encontrado con facturas en papel que son revisadas aleatoria y manualmente en base a criterios particulares y siempre incompletos (ni se visaban todos los servicios, ni se controlaba peso real/volumétrico, tarifa aplicada, conceptos “extra”, etc.).  

El grado de ineficiencia de un proceso manual e incompleto es, además de una pérdida innecesaria de tiempo, una fuente de errores y de extra costes enorme; normalmente los errores de facturación siempre son “a favor” del transportista y las facturas de transporte, dependiendo de la empresa, suele ser una partida de gasto importante.

El implementar un proceso “digitalizado” mediante el cual, de una forma automática y exacta, crucemos el 100% de las facturas recibidas con los servicios que realmente hemos consumido (origen, destino, peso, etc.) y a la tarifa firmada en contrato con el transportista, es un “proyecto” realmente sencillo que no requiere ni de mucho tiempo ni de mucha inversión y cuyo retorno es prácticamente inmediato.

La factura digital es documento que cualquier transportista del mercado nos puede transmitir en un formato normalizado fácilmente integrable en un sistema que cruce la información de tarifas (tablas de Excel) acordadas con los servicios consumidos por nuestra empresa (información que reside en el ERP de nuestra empresa o TMS).

El crear un proceso automático que cargue estas tres fuentes de datos (factura digital, tarifas en vigor y servicios pedidos por la empresa) es un proyecto extremadamente sencillo que se puede implementar sobre un Excel con una programación avanzada del mismo.

El beneficio que proporciona visar el 100% de los portes pulsando un botón y analizar, para reclamar al transportista, sólo las excepciones basadas en los errores encontrados en peso, tarifa, etc., supone un claro ahorro de tiempo administrativo y extra costes pagados innecesariamente; ahorros que inexplicablemente muchas grandes y pequeñas empresas siguen desaprovechando a día de hoy.

Si estás interesado en asegurar que tu empresa tiene un eficiente proceso de visado de facturas de transporte, desde Howdazz podemos ayudarte a liberar recursos administrativos y ahorrar costes.

Autor: Luis Perdiguero
Fecha de publicación: 10 de junio de 2021