Selección de una herramienta de aprovisionamiento
Una de las metodologías más conocidas para seleccionar una herramienta de aprovisionamiento, o cualquier software, es hacer un proceso de selección también llamado RFQ o RFI (Request For Quotation o Request For Information). Este proceso de selección consiste en identificar primero, una lista larga de posibles herramientas existentes en el mercado que cumplan, de manera general, con el objetivo que busca inicialmente el cliente: trabajar con previsiones y optimizar el stock de su compañía. Adicionalmente, hay que considerar funcionalidades específicas del negocio, el sector o la tipología de la compañía.
El siguiente paso es conocer mejor a los proveedores de las herramientas de la lista larga. Puede ser interesante saber si la empresa tiene oficinas o partners en el mismo país, o en la misma ciudad del cliente, si tiene referencias relevantes en su sector o una característica que sea un requerimiento fundamental. A este paso se le llama pre-cualificación.
Una vez que tenemos a los candidatos adecuados, se envía una invitación formal a cada uno, se comparte el calendario del proceso, se firman acuerdos de confidencialidad y se envía un formulario detallado de funcionalidades y procesos esperados. Este formulario incluye los requerimientos técnicos, el plan de proyecto a desarrollar de cada participante y el coste asociado.
¿Cuáles son las funcionalidades más habituales que se solicitan en un formulario de RFQ? Te nombramos algunas a continuación:
Previsiones
- Horizonte del cálculo de las previsiones.
- Unidad temporal en la que se calcula la previsión.
- Consideración de estacionalidades y efectos calendarios especiales.
- Cálculo automático de los efectos de las promociones.
- Consideración de venta perdida por rotura de stock.
- Gestión del ciclo de vida de los productos.
Optimización de stock
- Gestión de stock en situaciones de escasez.
- Redistribución de stock entre tiendas.
- Capacidad de estratificación del stock: diferenciar stock de presentación, stock para abastecer la demanda, stock de promociones, entre otros.
Generación de pedidos
- Gestión de restricciones de pedidos a proveedor: cantidad mínima de pedido, optimización del transporte, aplicación de descuentos por volumen de compra.
- Gestión de calendarios de entrega.
- Valorar oportunidades de compra ante variaciones de precio del proveedor.
- Gestión de caducidades.
- Distribuir los pedidos según la capacidad del almacén.
Además de las funcionalidades, es fundamental conocer la calidad de la previsión. Erróneamente, damos por supuesto que todos los proveedores realizan bien el cálculo de la previsión porque los métodos estadísticos más utilizados tienen más de 50 años. Tanto con modelos estadísticos como con algoritmos de Inteligencia Artificial, la previsión calculada por cada herramienta con los mismos datos históricos es muy diferente, como descubrimos al realizar el forecast challenge. También aprendimos que el resultado de cada herramienta depende de los datos y que la empresa que hace las mejores previsiones para un negocio no tiene por qué ser la que mejor las haga para otro.
Otra observación que hemos realizado es que la mayoría de las empresas desconoce la calidad de las previsiones con las que trabaja.
¿Por qué la calidad de las previsiones es fundamental? Porque la generación de pedidos y cualquier optimización de stock está basada en las previsiones de venta y el error de las previsiones se traslada al resto de decisiones. Todas las optimizaciones basadas en una mala previsión van a dar un mal resultado.
En el próximo artículo utilizaremos un ejemplo para explicar el impacto del error de las previsiones.
Autora: Casandra Cabrera
Fecha de publicación: 20 de mayo de 2021
